Meeting Kerap, Lama, Tiada Resolusi, Tiada Kerja.

" Meeting, meeting, meeting, tak habis dengan meeting, mengalahkan menteri lagi, tapi kerja tak ada." Rungutan seorang sahabat yang saya sangat hormati, sambil beliau memetik -metik jarinya, tanpa bunyi.

" Abang, kalau dah banyak tugas dan amanah, tentulah banyak meetingnya," saya cuba menenangkan, walaupun saya tahu abang yang seorang ini bukan mudah ditenteramkan. Dia menambah cerita lagi, " isteri saya bertanya banyak ke elaun yang diperolehi, saya jawab tak ada langsung."

Seingat saya ini adalah kali ketiga atau keempat sahabat saya ini mengadu hal tentang banyaknya meeting yang diadakan di dalam PAS. Saya yakin situasi yang sama juga berlaku kepada sahabat2 yang lain.

Saya menulis di sini bagi mengajak kita semua berfikir dan mula mengambil peranan, bagi menyelesaikan masalah sebegini, khususnya dalam era kemenangan ini.

Bagi kes sahabat saya tadi, memang saya sering mengiyakan kata-katanya. Saya setuju, orang PAS boleh berjihad dengan meeting, tetapi kurang mampu mencipta kerja dan memulakannya, kecuali sedikit sahaja.

Dalam situasi lain pula, meeting diadakan sehingga 12 tgh malam, tetapi tidak banyak resolusi kerja yang diputuskan. Banyaknya sekadar memenuhi agenda rutin seperti "bahas" semula minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit dan hal-hal lain. Biasanya ketiga agenda inilah yang menyebabkan meeting PAS di peringkat bawahan selalu berakhir lewat, sehingga agenda utama laporan lajnah2 seringkali terbatal atau terpaksa ditiadakan. Jika selalu tiada, maka ahli mesyuarat akan sentiasa tidak mahu menyediakan laporan dan kerja.

Saya melihat terdapat dua isu yang perlu diselesaikan segera oleh kita, ahli PAS di peringkat bawahan, khususnya cawangan dan kawasan.

1. Meeting yang kerap, tetapi tiada resolusi, tiada kerja
2. Meeting terlalu lama

MEETING KERAP TANPA RESOLUSI

Apabila meeting diadakan terlalu kerap, ia membawa makna banyak kerja yang perlu dibuat. Bagi individu yang memegang lebih daripada satu jawatan, tentulah kekerapan meetingnya tak sama dengan individu yang hanya ada satu jawatan. Kekerapan meeting sukar dielakkan, kerana ianya perlu begitu dan biasanya akan berlangsung sebagaimana sepatutnya.

Dalam sebuah organisasi tersusun, meeting adalah nadi penting untuk merangka kerja dan tindakan. Islam sangat menekankan amalan syura, yang menemukan ahli fikir dan kerja Islam untuk bertukar pandangan dan merangka keputusan dan tindakan. Satu pandangan yang dilahirkan drp sepuluh kepala adalah lebih baik daripada tiga pandangan yang tercetus drp satu kepala sahaja.

Jadi dalam hal ini, meeting tidak bersalah dan tidak boleh dibenci jika kerap. Yang bersalah adalah ahli mesyuarat yang gagal menghasilkan resolusi. Juga yang bersalah ialah, apabila ahli mesyuarat berpada dengan pahala jihad menghadiri mesyuarat sahaja, tetapi enggan memerah ide dan menyimpul resolusi

" Terima kasih atas kesanggupan dan pengorbanan sahabat2 meluangkan masa untuk menghadiri mesyuarat ini. Allah akan membalasnya insya Allah," ayat biasa yang diucapkan pengerusi mesyuarat.

Malang sekali, jika ahli mesyuarat hanya berpuas hati dengan ucapan tahniah ini, lantaran itu, merasakan itulah peranan utama mereka, hadir mesyuarat dan full stop!

Bagi menyelesaikan masalah ini, pengerusi perlu memainkan peranan paling utama. Perlu pastikan setiap meeting yang dicadangkan adalah berbaloi dengan masa yang dikorbankan. Pastikan ada natijahnya. Sebelum diakhirkan meeting, telah nampak apa yang akan dilakukan oleh ahli mesyuarat tertentu, mengikut tugasan dan projek.

Lebih cantik jika sudah ada pelan tindakan sebelum tasbih kaffarah dialunkan. Ini bermakna, sudah diedar kepada anggota mesyuarat kertas atau borang pelan tindakan pada setiap kali meeting dimulakan.

Penyelesaian kedua ialah mewujudkan budaya memantau selepas meeting berakhir. Biasanya kita jarang benar melakukan pemantauan setiap kali selepas meeting, sehingga ahli mesyuarat yang tidak bekerja atau bertindak selepas mesyuarat, tidak ditegur atau diperingatkan.

Maka kita yang menjadi pengerusi mesyuarat tadi perlu memantau dan memastikan semua yang dirancang berjalan. Jangan tunggu meeting berikutnya, baharu nak memantau dan bertanya. Jika begitu, sebulan masa berlalu sia-sia, dan betullah sahabat tadi mengomel, meeting tanpa kerja.

MEETING TERLALU LAMA DAN MELERET

Perkara pertama yang menjadi punca masalah ini berlaku ialah agenda yang terlalu banyak. Kadang-kadang isu yang boleh dijadikan agenda atau ceraian kecil telah kita jadikan agenda utama. Agenda janganlah sampai sepuluh, itu bukan meeting lagi namanya. Ia menyebabkan setiap agenda yang tertulis memakan masa yang lama yang akhirnya menyebabkan meeting itu sukar ditamatkan awal, atau dengan limit masa yang bersesuaian.

Jika ada banyak sekalipun perkara yang ingin dibincangkan, kebijaksanaan pengerusi dan S/U dituntut untuk memilih agenda paling utama, dan yang lainnya diselitkan atau dimasukkan ke dalam agenda utama tadi.

Seterusnya kelemahan yang sering ditunjukkan oleh pengerusi, baik saya sendiri atau sahabat-sahabat saya yang lain, ialah gagal mengawal mesyuarat mengikut agenda yang berpunca daripada gagalnya menghentikan leretan-leretan ahli mesyuarat yang selalu terbabas daripada agenda utama.

Pengerusi perlu selalu tegaskan, mesyuarat adalah tempat untuk mengeluarkan resolusi dan mulakan tindakan, bukan mendengar cerita dan aduan ahli, seperti apa yang dilakukan oleh SUHAKAM dalam isu Batu Burok comthnya. Boleh dengar cerita dan aduan jika sangat perlu, tetapi biarlah berpada.

Seorang pengerusi bertanya, "macam mana kita nak selesaikan masalah ketiadaan pekerja untuk program ini?" Respon sepatutnya ialah " saya cadangkan kita hubungi adik2 di universiti. Selain itu kita minta Nisa' hubungi muslimat2 yang berada di sekian sekian sekian." Jika terus begini, alhamdulillah.

Respon yang gagal ialah, " Itulah ustaz, kita memang kurang pekerja. Semasa program yang lalu, saya tengok memang tak ada orang langsung. Kesian saya tengok si anu buat kerja. Kita perlu tingkatkan tarbiah." Entah apa-apa lagi yang dileretkannya.

Bagi contoh di atas, mesyuarat perlu putuskan macam mana nak cari pekerja, bukannya dengar cerita, rintihan dan rungutan. Oleh itu ahli mesyuarat perlu tahu, apakah yang mesyuarat mahu melalui agenda yang ditentukan.

Pengalaman saya bermesyuarat sejak sekolah menengah sampai sekarang, meeting lewat berakhir bukan kerana banyak isu atau besarnya masalah, tetapi banyak konar lipat, konar lelong, konar baring dan konar maut yang dibuat oleh ahli mesyuarat.

Pengerusi yang tegas akan putuskan leretan itu, tetapi jika pengerusi yang suka meraikan ahli seperti apa yang kadang-kadang saya lakukan, akan mendengar cerita-cerita yang diluahkan. Kesannya, ahli mesyuarat lain akan bosan menghadiri meeting selepas itu. Itulah dilema orang seperti saya dalam hal ini.

Oleh itu, marilah kita kuatkan tekad diri untuk menjadi lebih tegas dalam setiap meeting yang kita pengerusikan, selain sediakan perancangan dan pelan tindakan yang baik dan sempurna. Pengerusi adalah penentu utama sama ada sesebuah mesyuarat itu disukai dan diminati atau dilabelkan sebagai menjemukan.